Kelebihan Mesyuarat dan Minit Mesyuarat Dalam Organisasi
Hari ini saya nak kongsikan sedikit berbeza dengan artikal yang saya pernah kongsikan sebelum ini. Topik yang saya nak kongsikan adalah Kelebihan Menyuarat dan Minit Mesyuarat dalam setiap organisasi.
Di dalam menjalankan aktiviti pentadbiran, operasi, perancangan dan pengurusan sesebuah organisasi, mesyuarat adalah salah satu perkara penting yang akan berlaku.
Kemahiran mengurus mesyuarat yang antaranya aktiviti sebelum, semasa dan selepas mesyuarat adalah kritikal untuk sesebuah unit, bahagian atau organisasi berfungsi dengan baik.
Penulisan minit mesyuarat wajib dilaksanakan dengan baik dan teratur agar keputusan dan tindakan dapat direkod dan diedarkan peringatan secepat mungkin.
Manakala, tempoh masa bermesyuarat pula dapat dijimatkan dengan ketara sekiranya semua perkara yang memerlukan keputusan dan tindakan disediakan dalam bentuk kertas cadangan atau kertas kerja ringkas yang mempunyai maklumat yang cukup.
Keupayaan kakitangan mengurus mesyuarat secara profesional akan memberikan kelebihan kepada korum dalam menjalankan tugasan masing-masing dengan cemerlang.
KELEBIHAN MESYUARAT
- Memberi kefahaman dan pengetahuan mengenai proses pengurusan mesyuarat secara lengkap.
- Memberi kemahiran untuk mengurus mesyuarat secara sistematik dan profesional.
- Membentuk sikap yang profesional semasa mengambil bahagian di dalam mesyuarat.
- Memberi kefahaman mengenai teknik mengambil catatan minit mesyuarat.
- Memberi kemahiran untuk menyediakan minit mesyuarat dalam tempoh yang singkat.
- Memberi kefahaman mengenai keperluan menulis kertas cadangan dan kertas kerja untuk edaran mesyuarat.
- Berkebolehan menyediakan kertas cadangan ringkas untuk mesyuarat dalam tempoh yang singkat.
SISTEM PENGURUSAN MINIT MESYUARAT(SPMM)
Merekod minit mesyuarat lebih mudah dengan menggunakan SPMM. Sistem ini dibangunkan untuk memudahkan setiausaha dalam menyediakan minit mesyuarat dengan segera. Sistem ini juga membantu pengerusi memantau staf dalam melakukan tindakan ke atas minit berkenaan dan juga membantu ahli mesyuarat dalam mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat.
Sistem ini dilengkapi dengan ciri-ciri:-
| •Setiausaha dapat merekodkan minit mesyuarat secara online dan serta merta. | |
| •Senarai kehadiran dapat dikenalpasti sebelum minit ditulis. | |
| •Tindakan terhadap minit dapat ditetapkan kepada senarai ahli mesyuarat yang hadir. | |
| •Staf yang mempunyai tindakan akan mendapat emel makluman dan dapat memantau tugasan/tindakan serta mengemaskini tindakan melalui sistem ini. |
|
| •Staf akan mendapat peringatan untuk kemaskini tindakan yang telah dilakukan oleh Setiausaha. | |
| •Statistik bilangan mesyuarat, bilangan tindakan dan kehadiran dapat diketahui. | |
| •Pencarian minit mesyuarat dapat dilakukan dengan pantas dengan hanya memasukan katakunci yang diingini. | |
| •Minit mesyuarat boleh ditukar sebagai PDF untuk simpanan ahli jika perlu. |
Jangan lupa, Bumbu Agency Sdn Bhd ada menyediakan khidmat-khidmat seperti berikut:
- Membantu menguruskan kempen marketing
- Memberi konsultasi untuk mengembangkan bisnes
- Menyediakan video korporat, montaj atau animasi 2D/3D
- Menghasilkan rekaan grafik / video pengiklanan
- Servis Pengiklanan digital
Syarikat kami sangat berpengalaman di dalam industri dan mempunyai portfolio yang kuat. Hubungi Encik Umar di 0176026002 atau Cik Iza di 0108989188 untuk pertanyaan lanjut. Email: bumbu agency@gmail.com
Bumbu Agency sangat aktif di media sosial, follow kami!
Instagram: @bumbu.agency
Facebook: Bumbu Agency
Twitter: @bumbuagency
Tiktok: @bumbuAgency